Hilfe zur Nachweisführung

Zweck

Die Nachweisführung ersetzt Papierlisten für regelmäßige Nachweise im IT-Betrieb: wer wann was erledigt hat – mit Unterschrift. Jede Nachweisart (z. B. der wöchentliche Backup-Bandwechsel oder die monatlichen manuellen Updates) bekommt je Woche bzw. Monat automatisch einen Zeitraum mit einer Zeile je Prüfpunkt (System, Server, Vorgang). Die zuständige Person erledigt, trägt ggf. Angaben und eine Bemerkung ein und unterschreibt mit ihrem Passkey. Alle sehen alles; jede Person filtert auf ihre Zuständigkeiten („Meine“). Jeder Zeitraum lässt sich als PDF-Nachweis exportieren. Mails bitten um Erledigung und erinnern, sobald etwas überfällig ist.

Schnellstart

1. Konsole → Allgemein: Basis-URL (https://nachweis.odinbrinkema.de), Betreiber und Abteilung für den Kopf der PDF-Nachweise.
2. Konsole → Mitarbeitende: Zugänge anlegen – jede Person bekommt einen Einrichtungslink für ihren Passkey.
3. Konsole → Nachweisarten & Prüfpunkte: die Muster „Backup-Bandwechsel“ und „Monatliche Updates“ prüfen (Rhythmus, Stichtag, Frist, Zusatzfelder), Prüfpunkte (Server, Systeme) eintragen und Zuständige wählen. Ohne Prüfpunkt entsteht kein Zeitraum.
4. Konsole → Versand & Postfach: Microsoft 365 oder SMTP einrichten, testen, einschalten (optional – ohne Mail funktioniert alles außer den Bitten und Erinnerungen).
5. Fertig: Am Stichtag legt der Hintergrunddienst den Zeitraum an und bittet die Zuständigen per Mail um Erledigung. Sofort ausprobieren: Konsole → Nachweisarten → „Fällige Zeiträume jetzt anlegen“.

Anmelden

Mitarbeitende melden sich nur mit einem Passkey an – ohne Kennwort: „Mit Passkey anmelden“, dann bestätigt das Gerät mit PIN, Fingerabdruck oder Gesicht (Windows Hello, Touch ID, Smartphone, Sicherheitsschlüssel). Anmelden kann sich nur, wer in der Konsole angelegt ist. Den ersten Passkey richtet man über den Einrichtungslink ein (per Mail und/oder zum Kopieren, gültig einmal und höchstens 7 Tage). Weitere Passkeys (z. B. Telefon als Ersatz) unter „Mein Zugang“. Gerät verloren? Die Administration entfernt die Passkeys und schickt einen neuen Einrichtungslink. Ein Passkey ist an diese Adresse gebunden – eine nachgemachte Seite kann ihn nicht abgreifen. Gespeichert ist nur der öffentliche Schlüssel. Nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung von dieser Adresse für 15 Minuten gesperrt. Die Sitzung endet nach der eingestellten Dauer (höchstens 24 Stunden).

Die Konsole (Administration) hat einen eigenen Zugang, ebenfalls nur per Passkey (Admin-Anmeldung, dort auch Erste Einrichtung und Notfall). Eine Admin-Sitzung sieht alles und kann korrigieren, aber nicht unterschreiben – dafür braucht es einen persönlichen Zugang.

Als App

In Edge oder Chrome lässt sich die Anwendung über „Als App installieren“ (Seitenleiste) wie ein Programm starten. Offline zeigt sie nur einen Hinweis – Nachweise und Personendaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Begriffe

Nachweisart

Was regelmäßig nachzuweisen ist, mit Rhythmus (wöchentlich, monatlich, monatlich nach dem Patchday (2. Dienstag)), Stichtag, Frist (Tage bis „überfällig“) und optionalen Zusatzfeldern (z. B. Bandnummern). Pausieren stoppt neue Zeiträume.

Prüfpunkt

Ein System, Server oder Vorgang der Nachweisart, mit zuständiger Person – oder Team (dann darf und soll jede Person).

Zeitraum

Eine Woche (KW) oder ein Monat. Entsteht automatisch am Stichtag. Name, Felder, Frist und Zuständigkeiten werden dabei eingefroren – spätere Änderungen an der Nachweisart ändern alte Nachweise nie.

Eintrag

Ein Prüfpunkt in einem Zeitraum: offen → (wartet auf Bestätigung) → erledigt oder nicht erforderlich. Nach der Frist ist ein offener Eintrag überfällig.

Aufgaben & Filter

Alle sehen alles: Übersicht, Nachweise und jeder Zeitraum zeigen alle Einträge. Unter Aufgaben schaltet „Meine“ / „Alle“ zwischen den eigenen Zuständigkeiten (inkl. Team-Einträgen und Bestätigungen, um die man gebeten wurde) und allen offenen Einträgen um; dazu „Überfällig“ und „Bestätigung“. Im Zeitraum gibt es denselben Filter „Meine“. Die Übersicht zeigt je Nachweisart den aktuellen Zeitraum mit Fortschritt und weist auf Offenes aus früheren Zeiträumen hin.

Unterschreiben

Eintrag öffnen, Zusatzfelder ausfüllen (Pflichtfelder mit *), bei Bedarf eine Bemerkung (höchstens 500 Zeichen, nur zur Sache) und „Erledigt – unterschreiben“. Das Gerät fragt nach dem Passkey; die Unterschrift speichert Name, Zeitpunkt, Passkey und eine Prüfsumme der Angaben. Danach ist der Eintrag unveränderlich. Wer nicht zuständig ist, darf (wenn eingestellt) in Vertretung unterschreiben – das steht dann im Nachweis.

Vertretung: Zuständigkeit heißt nicht „nur ich“

Die Zuständigkeit legt fest, bei wem ein Eintrag unter „Meine“ steht und wer die Bitte um Erledigung und die Erinnerungen bekommt. Abarbeiten darf ihn trotzdem jede Person – z. B. wenn die zuständige Person im Urlaub oder krank ist: Eintrag über „Aufgaben → Alle“ oder den Zeitraum öffnen und unterschreiben. Im Nachweis steht dann „in Vertretung“. Wer das nicht möchte, schaltet die Vertretung in der Konsole aus.

Gegenzeichnung (Vier-Augen-Prinzip)

Ein Zusatzfeld mit bestaetigen verlangt eine zweite Bestätigung der gewählten Person. Bis dahin steht der Eintrag auf „wartet auf Bestätigung“ und zählt nicht als erledigt.

• Mitarbeitende (Typ person): bekommen sofort eine Mail, finden den Eintrag unter „Aufgaben → Bestätigung“ und bestätigen mit ihrem eigenen Passkey – nie die unterschreibende Person selbst.
• Externe Personen (Typ extern:Gruppe): bestätigen über einen Bestätigungslink.

Ohne bestaetigen wird die gewählte Person nur als Name hinterlegt; es unterschreibt allein, wer den Eintrag erfasst.

Externe Personen (z. B. Tresor)

Personen außerhalb der IT – etwa wer im anderen Gebäude den Tresor öffnet – brauchen keinen Zugang. Die Administration trägt sie unter Konsole → Externe Personen mit Gruppe (z. B. „Tresor“), Name und optional dienstlicher Adresse ein. Ein Zusatzfeld Tresor geöffnet von | extern:Tresor | pflicht bietet alle aktiven Personen dieser Gruppe zur Auswahl an; der Name wird im Nachweis hinterlegt, unterschrieben wird durch die IT.

Optional mit Bestätigung (… | pflicht, bestaetigen): Nach der Unterschrift bekommt die gewählte Person – wenn eine Adresse hinterlegt ist – einen persönlichen Bestätigungslink per Mail. Ohne Adresse (oder vor Ort schneller) erzeugt die unterschreibende Person auf dem Eintrag „Neuer Link (QR-Code vor Ort)“: Die externe Person scannt den Code mit dem eigenen Telefon, sieht die Angaben und bestätigt. Der Link gilt einmal und höchstens 7 Tage; gespeichert ist nur seine Prüfsumme. Ein neuer Link macht den alten ungültig. Im Nachweis steht „bestätigt per Bestätigungslink“ mit Zeitpunkt.

Nicht erforderlich

Ist für einen Prüfpunkt in diesem Zeitraum nichts zu tun (z. B. keine Updates verfügbar, System außer Betrieb), „Nicht erforderlich“ wählen. Eine Bemerkung mit Begründung ist dann Pflicht; Pflichtfelder entfallen. Auch das ist eine Unterschrift.

Abschluss eines Zeitraums (z. B. Abteilungsleitung)

Für eine Nachweisart lässt sich festlegen, wer jeden Zeitraum abschließt – z. B. die Abteilungsleitung bei den monatlichen Updates, dazu optional eine Stellvertretung (Konsole → Nachweisarten). Dann gilt „Monatliche Updates · Oktober 2026“ erst als abgeschlossen, wenn alle Einträge erledigt (oder „nicht erforderlich“) sind und die abschließende Person mit ihrem Passkey unterschrieben hat.

• Sobald der letzte Eintrag unterschrieben ist, steht der Zeitraum bei ihr unter „Aufgaben → Warten auf meinen Abschluss“ und sie bekommt eine Mail.
• Im Zeitraum unten „Geprüft – Zeitraum abschließen“, optional mit Bemerkung. Gespeichert werden Name, Zeitpunkt, Passkey und eine Prüfsumme über alle Einträge.
• Ist die Frist vorbei und noch nicht abgeschlossen, wird erinnert – dann auch die Stellvertretung.
• Setzt die Administration danach einen Eintrag zurück, ist auch der Abschluss aufgehoben und muss neu erfolgen.
• Das PDF zeigt den Abschluss unter der Tabelle (oder „noch nicht abgeschlossen“).

Korrektur

Unterschriebene Einträge kann niemand ändern. Nur die Administration kann eine Unterschrift mit Pflicht-Begründung zurücksetzen (Eintrag öffnen → „Korrektur“); der alte Stand und der Grund stehen im Audit-Log, der Eintrag ist wieder offen.

PDF-Nachweis

Jeder Zeitraum (Monat oder Woche) lässt sich als PDF herunterladen („PDF-Nachweis“ im Zeitraum oder in der Liste unter Nachweise): A4 quer, Kopf mit Betreiber und Abteilung, je Prüfpunkt Zuständigkeit, Status, Unterschrift mit Zeitpunkt, Gegenzeichnung, Angaben, Prüfsumme und Bemerkung, Fußzeile mit Seitenzahl. Das PDF zeigt den Stand zum Abrufzeitpunkt; jeder Abruf steht im Audit-Log. Für Audits den PDF-Nachweis nach Abschluss des Monats ablegen.

Backup-Bandwechsel (wöchentlich)

Muster: Rhythmus wöchentlich, Stichtag Montag, Frist 2 Tage, ein Prüfpunkt „Bandwechsel“ (Team). Zusatzfelder: Eingelegte Bänder (Nummern) (Pflicht), Entnommene Bänder (Nummern), Tresor geöffnet von (externe Person der Gruppe „Tresor“, Pflicht – nur der Name wird hinterlegt). Wer tauscht, unterschreibt mit Passkey. Vorher die Tresor-Berechtigten unter Konsole → Externe Personen eintragen. So ist dokumentiert, wer getauscht hat, welche Bänder das Backup tragen und wer den Tresor geöffnet hat.

Monatliche Updates (je Server/System)

Muster: Rhythmus „nach dem Patchday“ (2. Dienstag im Monat + 1 Tag), Frist 7 Tage. Je Server oder System einen Prüfpunkt mit zuständiger Person anlegen (Konsole → Nachweisarten & Prüfpunkte). Am Stichtag bekommt jede Person eine Mail mit allen ihren Systemen; nach der Installation unterschreibt sie je System, bei Bedarf mit Bemerkung (z. B. „Neustart am Wochenende“). Nach 7 Tagen ist Offenes überfällig und es wird erinnert. Ist unter „Abschluss durch“ die Abteilungsleitung eingetragen, schließt sie den Monat nach dem letzten Server mit ihrer Unterschrift ab. Die Monatsliste gibt es als PDF.

Bitte um Erledigung

Beginnt ein Zeitraum, bekommt jede Person eine Übersicht mit allen ihren neuen Einträgen und einem Link auf „Meine Aufgaben“ – nie eine Mail je Eintrag. Einträge für „Team“ stehen in der Übersicht aller aktiven Mitarbeitenden. Versand werktags ab der eingestellten Uhrzeit. Ist bis zum Versand alles erledigt, wird die Mail verworfen.

Erinnerungen & überfällig

Ein Eintrag ist ab dem Stichtag offen und nach der Frist der Nachweisart (z. B. 7 Tage) überfällig. Dann bekommt die zuständige Person im eingestellten Abstand eine Übersicht ihrer überfälligen Einträge. Optional geht einmal täglich eine Liste aller überfälligen Einträge an eine Adresse (z. B. Teamleitung) – nur Nachweis, Zeitraum und Prüfpunkt, keine Auswertung je Person.

Datenschutz

• Nur nötige Daten: Name und dienstliche Adresse der Mitarbeitenden und der externen Personen, Zuständigkeiten, Unterschriften (wer, wann, mit welchem Passkey) und die sachlichen Angaben der Nachweise. Bemerkungen nur zur Sache.
• Keine Auswertung über Personen: Es gibt keine Statistik, Rangliste oder Quote je Person – nur den Filter „Meine“ für die eigenen Aufgaben.
• Fristen: Zeiträume samt Einträgen und Unterschriften werden 36 Monate nach ihrem Ende gelöscht, Versandhistorie nach 90 Tagen, Audit-Log nach 365 Tagen (Anmeldungen nach 30 Tagen). Einrichtungslinks nur als Prüfsumme, abgelaufene nach 7 Tagen gelöscht.
• Audit-Log: jede Änderung mit Wer/Was/Ziel – ohne Formularinhalte und Secrets.

Typische Probleme

Kein Zeitraum erscheint

Stichtag noch nicht erreicht, Nachweisart pausiert oder keine aktiven Prüfpunkte. Konsole → Nachweisarten → „Fällige Zeiträume jetzt anlegen“ zeigt den Grund.

„Nur die zuständige Person darf …“

Vertretung ist ausgeschaltet (Konsole → Nachweise & Unterschrift) oder du bist nicht zuständig.

Passkey-Abfrage beim Unterschreiben klappt nicht

Passkeys brauchen HTTPS und die Adresse, unter der sie eingerichtet wurden (Basis-URL). Abgebrochen? Noch einmal klicken. Gerät verloren: Administration → Mitarbeitende → „Passkeys entfernen“ und neuen Einrichtungslink senden.

Gegenzeichnung kommt nicht

Die gewählte Person sieht den Eintrag unter Aufgaben → Bestätigung; Mail ggf. in der Versandhistorie prüfen.

Falsch unterschrieben

Administration bitten, den Eintrag mit Begründung zurückzusetzen (Korrektur).

Mail kommt nicht an

Konsole → Versandhistorie: Status und Fehlertext. Adresse der Person prüfen.

Recht, Lizenzen, Mitbestimmung

Sorgfältige technische Einordnung (Version 0.4.1), keine Rechtsberatung – im Zweifel Datenschutzbeauftragte(n) bzw. Rechtsabteilung fragen.

Alle erlauben den internen Einsatz ohne Gebühr. Bei Weitergabe an Dritte die Lizenztexte beilegen (im Image unter *.dist-info bzw. /usr/share/doc). Symbole und App-Icons sind selbst gezeichnet.

• Elektronische Unterschrift: Die Unterschrift hier ist eine einfache elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung (persönlicher Passkey, Name, Zeitpunkt, Prüfsumme der Angaben, Audit-Log). Für interne Betriebsnachweise (z. B. ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, Prüfungen der Revision) genügt das in der Regel; wo das Gesetz die Schriftform (§ 126 BGB) verlangt, ersetzt sie diese nicht.
• Urheberrecht: Im Arbeitsverhältnis geschaffene Software – Nutzungsrechte beim Arbeitgeber (§ 69b UrhG). Im Paket stehen keine echten Namen, Server oder Firmendaten (Selbsttest).
• Datenschutz: Beschäftigtendaten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses und zur Erfüllung von Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b/c, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG): Name, dienstliche Adresse, Zuständigkeiten, Unterschriften. Verzeichnis (Art. 30), Information der Beschäftigten (Art. 13) und Fristen sind Aufgabe des Betreibers; technische Maßnahmen (Art. 32): gehärtete Container, Secrets nur in secrets/, Links nur als Prüfsumme, Audit-Log, feste Löschfristen. Microsoft 365: Auftragsverarbeitung nach Microsoft-DPA, USA-Übermittlung über das EU-US Data Privacy Framework.
• Passkeys: Gespeichert werden je Passkey nur Kennung, öffentlicher Schlüssel, Zähler, frei gewählter Name und Zeitpunkte. Fingerabdruck, Gesicht oder PIN verlassen das Gerät nie (keine biometrischen Daten in der Anwendung).
• Betriebsrat: Eine Anwendung, die festhält, wer wann was erledigt hat, ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – mitbestimmungspflichtig, am einfachsten per Betriebsvereinbarung mit Zweck (Nachweis der Durchführung, nicht Leistungskontrolle), Daten und Fristen aus dieser Hilfe. Es gibt bewusst keine Auswertungen, Quoten oder Ranglisten über Personen.